Peste 1 020 000 de file scanate, peste 7500 de dosare preluate din 57 de sucursale si peste 400 de cutii cu documente prelucrate pentru pastrare. Sunt doar câteva din rezultatele Serviciului Centralizare si Digitizare Documente de la maib, parte a Departamentului Operatiuni, care, începând cu 17 martie curent este dedicat centralizarii pastrarii fizice si digitalizarii documentelor importante din arhiva bancii.
Dupa mai mult de patru luni de munca, la finele lunii iulie maib inaugureaza Arhiva fizica centralizata, unde vor fi stocate toate documentele din sucursalele si subdiviziunile bancii – partial în format digital si partial în format fizic.
Echipa Arhivei maib este responsabila de centralizarea pastrarii fizice si digitizarea documentelor bancare, precum si de gestionarea fondului arhivistic al bancii. În cadrul acesteia activeaza:
- Grupul Gestiune Documente Arhivate;
- Grupul Digitizare Documente;
- Grupul Organizare Proces de Arhivare si Control.
La evenimentul de inaugurare, Prim-vicepresedinta maib, Aliona Stratan, a accentuat faptul ca munca acestor echipe este foarte importanta în contextul digitalizarii proceselor interne în banca si a efectului pozitiv pe care îl are acesta asupra experientei clientilor.
Aliona Stratan, Prim-vicepresedinta maib:
„Sunt bucuroasa de implementarea cu succes a unei etape importante a proiectului de centralizare a arhivei bancii si de rezultatele remarcabile pe care a reusit sa le înregistreze aceasta echipa în doar patru luni de la lansarea Serviciului Centralizare si Digitizare Documente. Astazi, inaugurând Arhiva centralizata, contribuim la implementarea noului model operational, sprijinim sucursalele sa se axeze prioritar pe deservirea clientilor decât pe activitati operationale, simplificam procesele interne si asiguram accesul usor si facil la informatii pentru diverse subdiviziuni ale bancii. Cred ca aceasta noua structura a maib va avea un rol important în buna desfasurare ulterioara a activitatii bancii, în optimizarea eforturilor si managementul timpului”.
Serviciul Centralizare si Digitizare Documente este parte a Proiectului privind Arhiva centralizata, concomitent cu înfiintarea acestuia fiind lansata si prima etapa de implementare a proiectului – colectarea, digitalizarea si arhivarea centralizata a dosarelor de credite ipotecare.
Marcel Teleuca, Vicepresedinte maib:
„Arhiva fizica centralizata, ca parte a Proiectului de digitizare si centralizare a arhivei bancii, a fost realizata conform celor mai bune practici din domeniu, inclusiv tinând cont de experienta altor banci din regiune si de recomandarile partenerilor din Ucraina si Georgia. În acelasi timp, am pus în aplicare idei si solutii proprii pentru a optimiza costurile si a avea o eficienta cât mai mare. Am simplificat enorm procesele, colegii nostri având acces la diverse informatii importante în doar câteva clickuri, ceea ce înseamna si timp pretios economisit de clientii nostri atunci când se deservesc într-o sucursala, si o experienta mai confortabila”.
Obiectivul urmarit este ca toate dosarele si suporturile informationale utilizate în subdiviziunile maib sa fie exclusiv în format digital. În acest sens, banca investeste în optimizarea si digitalizarea proceselor, inclusiv prin transformarea agile anuntata la sfârsitul anului trecut si în curs de implementare de mai bine de patru luni.
Ala Polustanova, Sefa Serviciului Centralizare si Digitalizare Documente:
„Initial am perceput acest proiect ca o provocare, dar între timp mi-am dat seama ca este o buna oportunitate de dezvoltare, de management eficient al echipei, muncind pentru un scop comun – sa avansam împreuna la nivelul urmator de digitalizare. Într-un timp record, fiecare membru al Arhivei a însusit noi competente pe care acum le aplica cu succes în practica. Prin eforturi comune, perseverenta, rabdare, multa comunicare si ambitie am reusit astazi sa inauguram aceasta „enciclopedie” a maib, unde simplu si usor poti identifica informatia de care ai nevoie, fie ca esti la Balti, Chisinau sau Cahul”.
Prin inaugurarea Arhivei centralizate, maib urmareste sa contribuie inclusiv la protectia mediului, încurajând reducerea consumului de hârtie. În toamna anului trecut, echipa maib a sadit 3800 de puieti de stejar rosu, ulm, corn, frasin, salcâm, artar, pini si arbusti pe un teren de circa 2 hectare în Cruzesti, suburbie a capitalei, plantatie care va contribui în primul rând la stabilizarea solului, va functiona ca o fâsie de protectie pentru terenurile agricole, dar si va aduce valoare comunitatii locale.
